Digital Asset Management System
Die moderne Bild- und Mediendatenbank für Unternehmen!
Ein Digital Asset Management System (kurz: DAM) – oft auch als Media Asset Management System bezeichnet – kann für mittelständische Unternehmen und Großkonzerne die Lösung für alltägliche, digitale Fragen und Probleme sein. Welcher und wieviel Content existiert mittlerweile im Unternehmen?
Wissen meine Mitarbeiter, kooperierenden Agenturen und B2B Kunden von all unseren existierenden Bilderwelten, Bannern, Videos, Texten, Flyern oder Produktkatalogen? Wie kann ich den unterschiedlichen Zielgruppen und der Vielzahl meiner Contentkonsumenten übersichtlich und tagesaktuell die Inhalte zur Verfügung stellen?
„Führen Sie ein Digital Asset Management System in Ihrem Unternehmen ein!"
Nutzen eines Digital Asset Management Systems für Unternehmen:
- 1. Zentrale Organisation aller Brand Assets
- Übersicht über Dateibestand für alle Stakeholder
- 2. schnelle Reaktionszeiten in der Kommunikation von neuen Content
- 3. Duplikate vermeiden von Dateien
- 4. Verteilung des Contents:
- eigene Website
- B2B Onlineshops
- Marktplätze
- B2C Apps u.v.m.
- 5. Trennung von Themen, Dateiformaten, Sprachen, u.v.m.
- 6. Rechtemanagement der Assets:
- Nachvollziehbarkeit & Tracking von Downloads
- Dateien können auf bestimmte Nutzergruppen, Länder, Verwendungszwecke oder Nutzungsabsicht begrenzt werden
- effektives Rechtemanagement der Dateien um Abmahnungen wegen Urheberrechtsverletzungen oder Raubkopien zu minimieren
- Übersicht über Downloadanzahlen der Assets und Art der Nutzer
- 1. Digitalisierung im Unternehmen optimieren
- 2. Digitale Währung
- „wertvolle Unternehmensassets“ können aufgebaut werden
- in Zeiten von PR, Marktplätzen, Social Media und Influencern werden digitale Assets wie hochwertige Bilder & Videos immer wichtiger
- 3. vom nationalen zum internationalen Onlinemarketing
- u. a. Tochtergesellschaften, Distributoren oder internationale Agenturen schnell und rechtssicher mit Assets versorgen
- Workflows im Unternehmen optimieren
- Kollaboration von unternehmensinternen Grafikern und Agenturen
- 4. Zeit und Geld sparen durch Such- und Filterfunktionen
- 5. einheitlicher, rechts-sicherer und aktueller Unternehmensauftritt (Vielzahl an Onlinemarketing Kanälen)
- einheitliche Dateibenennungen
- weboptimierte Bilder für mobil Marketing hinterlegen
- gleiche Dateien können auf einer Vielzahl von Websites/Marktplätzen verwendet
Media Asset Management Software für Unternehmen
Viele redaktionelle Arbeitsprozesse beinhalten die Verwendung von digitalen Inhalten, wie etwa die Auswahl eines Bilds für die Platzierung auf einer Webseite oder in einem Blog-Artikel.
Schnittstellen von Content Management Systemen (CMS) zu einem Digital Asset Management (DAM) können dabei helfen, tägliche Workflows schneller und zuverlässiger zu machen. Es gibt dabei nicht die eine einzige Integration eines Media Asset Management, sondern immer wieder unterschiedliche Lösungen, zugeschnitten auf die Media-Anforderungen ihres Unternehmens.
Integrationen mit Zielsystemen
Mit technologisch fortschrittlich entwickelten Anbietern lassen sich folgende digitalen Systeme anbinden und Schnittstellen schaffen:
CMS:
- Typo3
- WordPress
- Magnolia
- u.v.w. Content-Management-Systeme ...
- Hybris
- Magento
- Four51
- u.v.m.
Cloud Storage:
- Amazon Webservices
- Dropbox
- Mircosoft Azure
- u.v.m.
PIM / ERP:
- SAP
- Via Medici
- u.v.m.
Video:
- Vimeo
- YouTube
- u.v.m.
Creative:
- Adobe Produkte (alle) integrierbar - Photoshop, InDesign etc.
- u.v.m.
Einführung eines Digital Asset Management Systems:
- 1. Anforderungsprofil & Budgetplanung
Als einer der ersten Schritte sollte ein individuelles Anforderungsprofil für Ihr Unternehmen an das gewünschte Digital Asset Management System entwickelt werden.
Zudem sollte ein Rahmenbudget für das gesamte Projekt früh festgelegt werden können.
- 2. DAM - Anbietervergleich
Danach sollte der Markt für Digital Asset Management Systeme gründlich selektiert werden, aus der Vielzahl der Anbieter sollte sich mit 3-5 näher beschäftigt werden, die dem Anforderungsprofil Ihres Unternehmens entsprechen.
- 3. Meetings mit DAM - Anbietern zum Projektablauf.
Mit dieser Auswahl an passenden Anbietern sollten Meetings im eigenen Unternehmen organisiert werden und jeder einzelne Anforderung sowie der Projektablauf intensiv besprochen werden. Aus unserer eigenen Agentur-Erfahrung, sind diese Meetings elementar wichtig für den späteren Projekterfolg!
- 4. Bonität der Anbieter prüfen & Auftragsvergabe
Danach sollte der Anbieterbietervergleich und die finale Auftragsvergabe erfolgen, dabei sollten auch betriebswirtschaftliche Aspekte wie Bonität, Kreditwürdigkeit und bereits erfolgte Projekte/Erfahrungen mit DAM Systemen des Anbieters unbedingt berücksichtigt werden.
- 5. Kick-Off-Workshop: Verantwortlichkeiten & Metadaten-Liste
Fast jede Website oder Nach Auftragsvergabe an den passenden Software Anbieter, sollte ein min. 2-tägiger Workshop (Kick-Off Termin) zu Projektbeginn organisiert werden. Dabei sollte u.a. besprochen werden:
- Projektverantwortliche auf Anbieter- und Unternehmensseite sowie Ansprechpartner für Aufgabenbereiche (Ansprechpartner für Contentpflege u.a. für Texte, Bilder und Videos, Ansprechpartner in der IT u.a. für Server, Schnittstellen oder Housekepping)
- Zeitplan mit Projektschritten
- Kategorien/Ordnerstruktur erarbeiten, welcher Content soll nach welcher Struktur ins DAM
- Metadaten-Liste entwerfen => benötigte Metadatenfelder und Metadatenwerte pro Dateiformat erarbeiten (ggf. Verschlagwortungsstrategie!)
- Filter und Filterwerte definieren => Benutzerfreundlichkeit von Beginn an bedenken
- 6. Implementierung & Projektmanagment
In täglicher Arbeit und Fernabstimmung wird das benötigte Media Asset Management System dann implementiert und konfiguriert. Tipps:
- Je nach Projektumfang min. 6 Wochen einplanen
- einzelne Aufgaben und Projektabschritte am besten in einem Projekt-Management-Tool (bspw. Jira) dokumentieren und aktiv nachhalten
- 7. Zweiter Workshop: Admin und Power-User Schulung
Ist das Digital Asset Management System nach Anforderungen und Projektabstimmungen grundlegend bestückt, sollte ein zweiter Workshop stattfinden. Hier sollte jetzt eine Admin und Power-User Schulung für alle Projektbeteiligten ihres Unternehmens durch den Anbieter stattfinden. Im Detail:
- Benutzung der Anwendersoftware für User, u.a. Arbeit mit den Such- und Filterfunktionen
- Benutzung der Anwendersoftware für Admins, , u.a. Uploads von Dateien inkl. richtiger Metadatenpflege
- Aufnahme und Besprechung von Optimierungen am programmierten Digital Asset Management System
- 8. Phase des DAM Testings, Fehlerbehebung und Optimierung
Im nächsten Projektschritt sollten von Anbieterseite alle Optimierungen durchgeführt und aufgefallen Bugs behoben werden. Zusammen mit allen Projektbeteiligten sollten intensive Testings für die Nutzung der Media Asset Management Software stattfinden sowie die Funktionalität aller Schnittstellen überprüft werden.
- 9. Go Live & Kommunikation des neuen DAM Systems im Unternehmen
Wurde das neue Media Asset Management System unternehmensintern vorgeführt und von allen entscheidenden Vorgesetzten abgenommen, kann das neue Media Asset Management online gehen. der Go Live sollte unternehmensintern gut kommuniziert werden. Es sollte der digitale Fortschritt hervorgehoben werden und dies über vorhandene Quellen (Bsp.: News auf der Corporate Website, Newsletter an Kunden, E-Mails an Agenturen oder angeschlossene Tochtergesellschaften, ggf. Intranet oder Unternehmensmagazin) verbreitet werden..
- 10. Phase nach Einführung: Workflows, Contentausbau & Reporting
Aber auch nach Einführung eines Digital Asset Management Systems wird das Projekt nie enden. Folgendes sollten sie zwingend beachten:
- Regelmäßige Backups um Datenbestand niemals gänzlich zu verlieren
- Workflows im Unternehmen schaffen, um die Aktualität und Erweiterung der Unternehmensdateien zu gewährleisten
- Reportingsystem (Zugriffe & Downloadzahlen) aufbauen
- Digital Asset Management System und dessen neuste Inhalte regelmäßig unternehmensintern und extern kommunizieren
- weitere Schnittstellen zu existierenden System schaffen
Beratung gewünscht?
Marco Nemetschek
Digital Marketing Manager
- 0361 2127-3885
- 01575 64 55 338
Media Digital Asset Management System – zu empfehlende Anbieter
Auf dem Markt existieren sehr viele Anbieter. Eine gute Übersicht über die Vielzahler der Anbieter finden Sie hier.
Aufgrund meiner persönlichen Erfahrungen kann ich folgende 3 Anbieter empfehlen:
Dateitypen und Dateiformate im DAM:
- Bilder:
jpg – png – tiff - Grafiken:
eps – psd – indd – ai
- Dokumente:
pdf – doc – xlsx – csv - Videos:
mp4 – mov – avi
Tipps der Online Marketing Heads bei Projektumsetzung eines Digital Asset Management Systems:
- 1. Digitale Cloud-Lösung für Ihr DAM!
Als Unternehmen sollten Sie sich für einen Anbieter entscheiden, der eine Web-Lösung für sein Media Asset Management System anbietet. Damit alle Nutzergruppen online auf die Datenbank zugreifen und zusammenarbeiten können sowie online die Dateien einpflegen können.
- 2. Detaillierte Ressourcenplanung: Man-Power im Projekt!
Planen Sie ausreichend personelle Ressourcen (Projektbeteiligte für Ihr DAM) ein.
- 3. Früh im DAM-Projekt: Nutzergruppen definieren!
Legen Sie frühzeitig die verschiedenen Nutzergruppen für ihr Media Asset Management System fest, damit die unterschiedlichen Benutzerrollen früh konfiguriert werden können und dies bei jedem Projektschritt berücksichtigt werden kann
Assets / Dateien vor dem Upload nach Unternehmensanforderungsprofil umbenennen. Nur so kann Bilder-SEO umgesetzt werden und die vorderen Rankings in der Google Bildersuche erzielt werden.
Referenzen aus dem Bereich "Media / Digital Asset Management ":
Zu guter Letzt würde mich interessieren, vor welchen digitalen Herausforderungen Sie im Moment mit ihrem Unternehmen stehen. Lassen Sie es mich unten in den Kommentaren wissen!
Darauf ein digitaler Gruß,
Marco Nemetschek.
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Thanks for your nice comment.
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Many greetings,
Marco Nemetschek.
Head of SEO
Hallo Herr Nemetschek,
ein sehr interessanter Artikel zum Thema Dateiverwaltung und Ausspielung von Medieninhalten in viele digitale Kanäle finde ich.
Ich kenne ein Unternehmen, dass könnte so eine Strukturierung Ihrer zahlreichen Mediendateien gebrauchen – die LEG Thüringen:
https://www.leg-thueringen.de/
3 kurze Fragen:
Wie viel Zeit benötigt ein Unternehmen für so ein Projekt?
Was muss man grob an Budget einplanen?
Führst du auch Unternehmensberatungen zur Anschaffung von Digital Asset Management Systemen durch?
Hallo Frau Rudolph,
vielen Dank für das Lob.
Zu Ihren Fragen:
zu 1 & 2): Sowohl der zeitliche Rahmen als auch das Budget für ein Digital Asset Management System Projekt lassen sich nicht pauschal schätzen.
Ganz wichtig dafür ist das individuelle Anforderungsprofil eines Unternehmens (LEG) – siehe Beispielhafter Prozessablauf in 10 Schritten & der Bereich Tipps bei Projektumsetzung.
(persönliche Meinung: Min. 25.000 EUR, Min. 6 Monate von Idee bis GO Live)
zu 3): Ja sehr gerne. Nach persönlichem Kennenlernen und Besprechung von Einzelheiten in einer Telefonkonferenz, sind auch Beratungen vor Ort im Unternehmen kein Problem.
Digitale Grüße von Marco.
Das klingt ja spannend. Da muss ich mal einmal intensiver mit befassen.
Hallo, ich möchte noch Open Source DAM Systeme erwähnen. Diese kann man nämlich kostenlos nutzen. Eines davon ist AtroDAM (https://atrodam.com/de). Das System kommt mit vielen Funktionen direkt aus der Box und ist für Enterprise Segment gut tauglich.
Hallo Alex,
Dankeschön für deinen Beitrag eines kostenlosen Open Source Digital Asset Management Systems.
Dein Online Marketing Heads Team.