Digital Asset Management System

Die moderne Bild- und Mediendatenbank für Unternehmen!

Ein Digital Asset Management System (kurz: DAM) – oft auch als Media Asset Management System bezeichnet – kann für mittelständische Unternehmen und Großkonzerne die Lösung für alltägliche, digitale Fragen und Probleme sein. Welcher und wieviel Content existiert mittler­weile im Unternehmen?
Wissen meine Mitarbeiter, kooperierenden Agenturen und B2B Kunden von all unseren existierenden Bilderwelten, Bannern, Videos, Texten, Flyern oder Produkt­katalogen? Wie kann ich den unterschied­lichen Zielgruppen und der Vielzahl meiner Contentkonsumenten übersichtlich und tagesaktuell die Inhalte zur Verfügung stellen?

Was ist ein Digital Asset Management System genau?

Ein Digital Asset Management System kann Unternehmen effektiv unterstützen, digitale Assets wie Bilder, Videos, Präsentationen, Logos, Layout-Dateien und Dokumente zu organisieren und mit Hilfe von Metadaten zu sortieren.

Nutzen eines Digital Asset Management Systems für Unternehmen:

  • 1. Zentrale Organisation aller Brand Assets
  • Übersicht über Dateibestand für alle Stakeholder
  • 2. schnelle Reaktionszeiten in der Kommunikation von neuen Content
  • 3. Duplikate vermeiden von Dateien
  • 4. Verteilung des Contents:
  • eigene Website
  • B2B Onlineshops
  • Marktplätze
  • B2C Apps u.v.m.
  • 5. Trennung von Themen, Dateiformaten, Sprachen, u.v.m.
  • 6. Rechtemanagement der Assets:
  • Nachvollziehbarkeit & Tracking von Downloads
  • Dateien können auf bestimmte Nutzergruppen, Länder, Verwen­dungszwecke oder Nutzungsabsicht begrenzt werden
  • effektives Rechtemanagement der Dateien um Abmahnungen wegen Urheberrechts­verletzungen oder Raubkopien zu minimieren
  • Übersicht über Downloadanzahlen der Assets und Art der Nutzer
  • 1. Digitalisierung im Unternehmen optimieren
  • 2. Digitale Währung
  • „wertvolle Unternehmensassets“ können aufgebaut werden
  • in Zeiten von PR, Marktplätzen, Social Media und Influencern werden digitale Assets wie hochwertige Bilder & Videos immer wichtiger
  • 3. vom nationalen zum internationalen Onlinemarketing
  • u. a. Tochtergesellschaften, Distributoren oder internationale Agenturen schnell und rechtssicher mit Assets versorgen 
  • Workflows im Unternehmen optimieren
  • Kollaboration von unternehmens­internen Grafikern und Agenturen
  • 4. Zeit und Geld sparen durch Such- und Filterfunktionen
  • 5. einheitlicher, rechts-sicherer und aktueller Unternehmensauftritt (Vielzahl an Onlinemarketing Kanälen)
  • einheitliche Dateibenennungen
  • weboptimierte Bilder für mobil Marketing hinterlegen
  • gleiche Dateien können auf einer Vielzahl von Websites/Marktplätzen verwendet

Media Asset Management Software für Unternehmen

Viele redaktionelle Arbeitsprozesse beinhalten die Verwendung von digitalen Inhalten, wie etwa die Auswahl eines Bilds für die Platzierung auf einer Webseite oder in einem Blog-Artikel.
Schnittstellen von Content Management Systemen (CMS) zu einem Digital Asset Management (DAM) können dabei helfen, tägliche Workflows schneller und zuver­lässiger zu machen. Es gibt dabei nicht die eine einzige Integration eines Media Asset Management, sondern immer wieder unterschiedliche Lösungen, zugeschnitten auf die Media-Anforderungen ihres Unternehmens.

Media Asset Management Systeme
Media Asset Management Systeme - Consulting der OnlineMarketing Heads

Integrationen mit Zielsystemen

Mit technologisch fortschrittlich ent­wickelten Anbietern lassen sich folgende digitalen Systeme anbinden und Schnittstellen schaffen:

CMS:

  • Typo3
  • WordPress
  • Magnolia
  • u.v.w. Content-Management-Systeme ...
  • Hybris
  • Magento
  • Four51
  • u.v.m.

Cloud Storage:

  • Amazon Webservices
  • Dropbox
  • Mircosoft Azure
  • u.v.m.

PIM / ERP:

  • SAP
  • Via Medici
  • u.v.m.

Video:

  • Vimeo
  • YouTube
  • u.v.m.

Creative:

  • Adobe Produkte (alle) integrierbar - Photoshop, InDesign etc.
  • u.v.m.
Beispielhafter Prozessablauf in 10 Schritten

Einführung eines Digital Asset Management Systems:

  • 1. Anforderungsprofil & Budgetplanung

Als einer der ersten Schritte sollte ein individuelles Anforderungsprofil für Ihr Unternehmen an das gewünschte Digital Asset Management System entwickelt werden.
Zudem sollte ein Rahmenbudget für das gesamte Projekt früh festgelegt werden können.

  • 2. DAM - Anbietervergleich

Danach sollte der Markt für Digital Asset Management Systeme gründlich selektiert werden, aus der Vielzahl der Anbieter sollte sich mit 3-5 näher beschäftigt werden, die dem Anforderungsprofil Ihres Unternehmens entsprechen.

  • 3. Meetings mit DAM - Anbietern zum Projektablauf.

Mit dieser Auswahl an passenden Anbietern sollten Meetings im eigenen Unternehmen organisiert werden und jeder einzelne Anforderung sowie der Projekt­ablauf intensiv besprochen werden. Aus unserer eigenen Agentur-Erfahrung, sind diese Meetings elementar wichtig für den späteren Projekterfolg!

  • 4. Bonität der Anbieter prüfen & Auftragsvergabe

Danach sollte der Anbieterbieterver­gleich und die finale Auftragsvergabe erfolgen, dabei sollten auch betriebswirtschaftliche Aspekte wie Bonität, Kreditwürdigkeit und bereits erfolgte Projekte/Erfahrungen mit DAM Systemen des Anbieters unbedingt berücksichtigt werden.

  • 5. Kick-Off-Workshop: Verantwortlichkeiten & Metadaten-Liste

Fast jede Website oder Nach Auftragsvergabe an den passenden Software Anbieter, sollte ein min. 2-tägiger Workshop (Kick-Off Termin) zu Projekt­beginn organisiert werden. Dabei sollte u.a. besprochen werden:

  • Projektverantwortliche auf Anbieter- und Unternehmensseite sowie Ansprechpartner für Auf­gabenbereiche (Ansprechpartner für Contentpflege u.a. für Texte, Bilder und Videos, Ansprechpartner in der IT u.a. für Server, Schnittstellen oder Housekepping)
  • Zeitplan mit Projektschritten
  • Kategorien/Ordnerstruktur erarbeiten, welcher Content soll nach welcher Struktur ins DAM
  • Metadaten-Liste entwerfen => benötigte Metadatenfelder und Metadatenwerte pro Dateiformat erar­beiten (ggf. Verschlagwortungs­strategie!)
  • Filter und Filterwerte definieren => Benutzerfreundlichkeit von Beginn an bedenken
  • 6. Implementierung & Projektmanagment

In täglicher Arbeit und Fernabstimmung wird das benötigte Media Asset Manage­ment System dann implementiert und konfiguriertTipps:

  • Je nach Projektumfang min. 6 Wochen einplanen
  • einzelne Aufgaben und Projektab­schritte am besten in einem Projekt-Management-Tool (bspw. Jira) dokumentieren  und aktiv nachhalten
  • 7. Zweiter Workshop: Admin und Power-User Schulung

Ist das Digital Asset Management System nach Anforderungen und Projektab­stimmungen grundlegend bestückt, sollte ein zweiter Workshop stattfinden. Hier sollte jetzt eine Admin und Power-User Schulung für alle Projektbeteiligten ihres Unternehmens durch den Anbieter stattfinden. Im Detail:

  • Benutzung der Anwendersoftware für User, u.a. Arbeit mit den Such- und Filterfunktionen
  • Benutzung der Anwendersoftware für Admins, , u.a. Uploads von Dateien inkl. richtiger Metadatenpflege
  • Aufnahme und Besprechung von Optimierungen am programmierten Digital Asset Management System
  • 8. Phase des DAM Testings, Fehlerbehebung und Optimierung

Im nächsten Projektschritt sollten von Anbieterseite alle Optimierungen durch­geführt und aufgefallen Bugs behoben werden. Zusammen mit allen Projektbe­teiligten sollten intensive Testings für die Nutzung der Media Asset Management Software stattfinden sowie die Funktionalität aller Schnittstellen überprüft werden.

  • 9. Go Live & Kommunikation des neuen DAM Systems im Unternehmen

Wurde das neue Media Asset Manage­ment System unternehmensintern vorgeführt und von allen entscheidenden Vorgesetzten abgenommen, kann das neue Media Asset Management online gehen. der Go Live sollte unternehmensintern gut kommuniziert werden. Es sollte der digitale Fortschritt hervorgehoben werden und dies über vorhandene Quellen (Bsp.: News auf der Corporate Website, Newsletter an Kunden, E-Mails an Agenturen oder angeschlossene Tochtergesellschaften, ggf. Intranet oder Unternehmensmagazin) verbreitet werden..

  • 10. Phase nach Einführung: Workflows, Contentausbau & Reporting

Aber auch nach Einführung eines Digital Asset Management Systems wird das Projekt nie enden. Folgendes sollten sie zwingend beachten:

  • Regelmäßige Backups um Daten­bestand niemals gänzlich zu verlieren
  • Workflows im Unternehmen schaffen, um die Aktualität und Erweiterung der Unternehmensdateien zu gewährleisten
  • Reportingsystem (Zugriffe & Downloadzahlen) aufbauen
  • Digital Asset Management System und dessen neuste Inhalte regelmäßig unternehmensintern und extern kommunizieren
  • weitere Schnittstellen zu existierenden System schaffen
E-Commerce Manager: Marco Nemetschek | E-Commerce Agentur

Beratung gewünscht?

Die OnlineMarketing Heads beraten Sie gern zu Ihrem Digital Asset Management Projekt und/oder rund um Ihre digitale Marketingstrategie!

Marco Nemetschek

Digital Marketing Manager

  • 0361 2127-3885
  • 01575 64 55 338

Media Digital Asset Management System – zu empfehlende Anbieter

Auf dem Markt existieren sehr viele Anbieter. Eine gute Übersicht über die Vielzahler der Anbieter finden Sie hier.
Aufgrund meiner persönlichen Erfahrungen kann ich folgende 3 Anbieter empfehlen:

Media Asset Management Systeme
Media Asset Management Systeme - Consulting der OnlineMarketing Heads

Dateitypen und Dateiformate im DAM:

  • Bilder:
    jpg – png – tiff
  • Grafiken:
    eps – psd – indd – ai
  • Dokumente:
    pdf – doc – xlsx – csv
  • Videos:
    mp4 – mov – avi
Tipps der Online Marketing Heads bei Projektumsetzung eines Digital Asset Management Systems:
  • 1. Digitale Cloud-Lösung für Ihr DAM!

Als Unternehmen sollten Sie sich für einen Anbieter entscheiden, der eine Web-Lösung für sein Media Asset Management System anbietet. Damit alle Nutzergruppen online auf die Datenbank zugreifen und zusammenarbeiten können sowie online die Dateien einpflegen können.

  • 2. Detaillierte Ressourcenplanung: Man-Power im Projekt!

Planen Sie ausreichend personelle Ressourcen (Projektbeteiligte für Ihr DAM) ein.

  • 3. Früh im DAM-Projekt: Nutzergruppen definieren!

Legen Sie frühzeitig die verschiedenen Nutzergruppen für ihr Media Asset Management System fest, damit die unterschiedlichen Benutzerrollen früh konfiguriert werden können und dies bei jedem Projektschritt berücksichtigt werden kann

Assets / Dateien vor dem Upload nach Unternehmensanforderungsprofil umbenennen. Nur so kann Bilder-SEO umgesetzt werden und die vorderen Rankings in der Google Bildersuche erzielt werden.

Referenzen aus dem Bereich "Media / Digital Asset Management ":
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NUN SIND SIE GEFRAGT

Zu guter Letzt würde mich interessieren, vor welchen digitalen Herausforderungen Sie im Moment mit ihrem Unternehmen stehen. Lassen Sie es mich unten in den Kommentaren wissen!

Darauf ein digitaler Gruß,
Marco Nemetschek.

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Marco Nemetschek

Marco Nemetschek

Marco Nemetschek ist studierter Online-Marketer und begann seine berufliche Karriere in einem Franchiseunternehmen der Hausbaubranche. Derzeit ist Marco hauptberuflich als Marketplace Manager & SEO/SEA Consult bei der Bauerfeind AG tätig. Nebenberuflich baut er die Marke OnlineMarketing Heads seit dem Jahr 2017 auf!

4 Kommentare zu „Digital Asset Management System“

  1. I have been browsing online more than 2 hours today, yet I never found any interesting article like yours.
    It is pretty worth enough for me. In my opinion,
    if all site owners and bloggers made good content as you did, the net will be a lot more useful than ever before.

  2. Hallo Herr Nemetschek,

    ein sehr interessanter Artikel zum Thema Dateiverwaltung und Ausspielung von Medieninhalten in viele digitale Kanäle finde ich.

    Ich kenne ein Unternehmen, dass könnte so eine Strukturierung Ihrer zahlreichen Mediendateien gebrauchen – die LEG Thüringen:
    https://www.leg-thueringen.de/

    3 kurze Fragen:
    Wie viel Zeit benötigt ein Unternehmen für so ein Projekt?
    Was muss man grob an Budget einplanen?
    Führst du auch Unternehmensberatungen zur Anschaffung von Digital Asset Management Systemen durch?

    1. Hallo Frau Rudolph,

      vielen Dank für das Lob.

      Zu Ihren Fragen:
      zu 1 & 2): Sowohl der zeitliche Rahmen als auch das Budget für ein Digital Asset Management System Projekt lassen sich nicht pauschal schätzen.
      Ganz wichtig dafür ist das individuelle Anforderungsprofil eines Unternehmens (LEG) – siehe Beispielhafter Prozessablauf in 10 Schritten & der Bereich Tipps bei Projektumsetzung.
      (persönliche Meinung: Min. 25.000 EUR, Min. 6 Monate von Idee bis GO Live)

      zu 3): Ja sehr gerne. Nach persönlichem Kennenlernen und Besprechung von Einzelheiten in einer Telefonkonferenz, sind auch Beratungen vor Ort im Unternehmen kein Problem.

      Digitale Grüße von Marco.

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